В первой части кейса я разобрала то, как мы подошли к необходимости менять Договор Поставки, какой анализ сделали и что он нам рассказал.

А в этой части, уже конкретные действия, и какой вид принял договор. А также, какие вопросы он помог решить.

 

www.скачкова.рф: бизнес-кейсы, оперативная работа компании, построение дистрибуции, система скидок, скрипты для менеджеров отдела продаж, тайм менеджмент

 

Ключевые документы и концепции Процесса:

 

  • Приложение №1: “Соглашение о Маркетинговых условиях”
  • Приложение № 2: “О присвоении контрагенту Статуса и Ценовой Категории”
  • Приложение № 3: “Порядок оформления Заказа и Форма Заказа”
  • Концепция «Безрисковая сделка»
  • Концепция «Алгоритм развития клиента»
  • Концепция «Старт-заказы»

 

 

 

 

 

Как зафиксировать “золотые горы” контрагентов?

 

Действительно, часто бывает так, что контрагенты убеждают Поставщика в том, что продажи они смогут сделать высокими и единственное что мешает это сделать — отсутствие максимальной скидки.

В этом случае вполне применим все тот же Торг, с просьбой к контрагенту указать какими именно инструментами он собирается увеличивать продажи. Все также выявить все ресурсы контрагента и договориться о взаимовыгодном обмене — Поставщик дает скидку, а контрагент обязуется выполнить договоренности, применить все имеющиеся маркетинговые инструменты и активности для продвижения товара Поставщика.

Остается решить, как зафиксировать эти договоренности и обсудить с контрагентом, что будет, если он не выполнит свои дополнительные обязательства за дополнительную скидку.

 

Мой комментарий № 7: При любых договоренностях должны существовать правила, которые обсуждены, что называется “На берегу”. В этом случае, если даже кто-то из сторон нарушил правила, то он уже заранее предупрежден о последствиях такого нарушения. Не возникает обид и разрыва отношений. Должен действовать принцип “Премирования/ Депремирования”.

 

Итак, если все вопросы обсуждены, и контрагент готов давать взамен на скидку что-то, то это нужно где-то зафиксировать, иначе “джентльменские соглашения” в продажах не сработают.

Второй момент: нужно обязательно заранее обсудить и где-то зафиксировать регламент изменения цены закупки, при нарушениях контрагента, на какую именно стоимость будет переход и при каких условиях контрагент может вернуть себе прежний статус, прежнюю скидку.

Как видим, появляется целый список моментов, которые где-то нужно обозначить, чтобы договоренности имели не словесный, а юридический статус. Почему это не может быть тот же самый обычный “Договор Поставки”?

 

От Убеждений к Действию

 

После проведенной Диагностике и предоставления руководителю всей аналитической информации, я получила самое главное — желание руководителя действовать и начинать изменения. И теперь он уже был согласен с тем, что не стоит нагонять новых клиентов, а стоит научиться работать с существующими клиентами, подготовить инструментарий, а затем уже переходить в активность по новым клиентам. Первые изменения я предложила сделать в “Договоре Поставки”, а затем обосновала необходимость создавать следующие инструменты.

В первую очередь, стоял открытымвопрос,с где и как фиксировать договоренности с контрагентами. Я предложила создать Приложения к “Договору Поставки”. И создала их.

 

Приложения к “Договору Поставки”

 

Итак,все,е что нужно было зафиксировать, я разделила на три Приложения к “Договору Поставки”:

  1. Приложение №1: “Соглашение о Маркетинговых условиях”
  2. Приложение № 2: “О присвоении контрагенту Статуса и Ценовой Категории”
  3. Приложение № 3: “Порядок оформления Заказа и Форма Заказа”

 

Приложение №1: “Соглашение о Маркетинговых условиях”

 

В соглашении указывалось, при каких условиях контрагент вправе претендовать на получение скидок — при условии выполнения следующих обязанностей. Далее было поле для индивидуального заполнения под возможности каждого контрагента, куда как раз и фиксировались все устные договоренности о маркетинговых активностях контрагента, то есть то, что он обещал дать взамен скидки.

 

Приложение № 2: “О присвоении контрагенту Статуса и Ценовой категории”

 

В данном соглашении фиксировалось, какая Ценовая Категория присвоена контрагенту и указывалось, что Описание Статуса, Ценовой Категории и всех дополнительные преференции контрагента данной Категории находится в утвержденном документе “Ценовая политика компании”.

 

Мой комментарий № 8: Конечно, внесение такого приложения значительно упрощало работу с договорами. Достаточно было только внести в Договор статус и ценовую категорию (см. Кейс «Ценовая Политика Компании >>>)

 

В нем же была указана Рекомендуемая наценка на товар для продажи контрагентом продукции в своей сети. А так же все условия оплаты: предоплата или отсрочка.

 

Приложение № 3: “Порядок оформления Заказа и Форма Заказа”

 

В Договор был внесен пункт, где статус Заявки признавался неотъемлемой частью договора, и указывались юридические аспекты процедуры заказа, оплаты счетов по Договору и так далее.

Это было актуальным, так как в процессе деятельности особо частные сбои в работе менеджерского отдела и затем отдела логистики именно из-за безответственного отношения контрагентов к Заявкам на поставку. Частые отмены Заявок, требования переделать поставку, когда она уже в пути, требование вернуть деньги со счета обратно за какие-то позиции, якобы не заказываемые контрагентом и так далее. Поэтому, Заявка была переведена в статус Документа, что быстро устранило множество таких вот “недоразумений”.
Но для того, чтобы этот пункт стал действенным, нужна была единая форма заявки и единый алгоритм оформления Заказа для контрагента. Что и было выполнено в данном Приложении.

 

Итак, тремя Приложениями к “Договору Поставки” я добилась следующего:

 

  1. Закрепила договоренности об обмене Скидки на Активность контрагента по продвижению товара по его ресурсам.
  2. Определила Статус контрагента, Ценовую Категорию с четко указанной скидкой
  3. Договорилась с контрагентом, как именно будет оформляться Заказ, предложив единую Форму Заказа и порядок оформления поставки.

 

Из “Договора” скрипт для новых клиентов

 

Еще для целей маркетинга в работе с новыми контрагентами, в сам договор я внесла такой пункт, который описывал условия возврата товара Поставщику и возврат денег Клиенту, в случае полного отсутствия продаж.

Такую акцию я назвала “Без рисковая сделка”, которую потом менеджеры использовали в работе с возражениями новых клиентов.

Им поясняли, что если вдруг не будет продана первая партия товара, то Поставщик полностью возвращает деньги клиенту и забирает товар, и что это не на словах, а прямо указано в “Договоре Поставки”, в пункте таком-то. Это немного помогло “пробить” барьер первичных контрактов и первых поставок, потому что основной страх клиентов — закупить новый Бренд, не очень раскрученный и вдруг ничего не будет продано — деньги будут заморожены.

Конечно, в договоре очень скрупулезно описывалась вся процедура возврата,
условия приема возвратного товара.

Для своего Заказчика я объяснила, что абсолютно никаких продаж из первой партии просто не могло быть. Продажи самых ходовых позиций обязательно будут. Это на самом деле и для Компании “Безрисковая сделка”.

Тем более на тот момент, я уже разработала для отдела продаж “Алгоритм развития клиента” от первичной продажи Старт-заказов (см. кейс о “Старт-заказах” здесь >>>) , до последующих поэтапных вводов новых позиций. Так что риск получить массу возвратов был минимальным, а звучало вполне весомо, причем это даже со слов самих контрагентов-новичков.

 

Решение другие внутренних задач через работу над “Договором Поставки”

 

Из каждого пункта нового “Договора Поставки” вполне логично и легко создавались внутренние “Регламенты” для работы сотрудников компании.

Это были и “Регламенты” по работе с Претензиями, и “Регламенты” по работе с Перевозчиками контрагентов, чтобы обезопасить компанию и даже проконсультировать контрагентов как правильно оформлять взаимоотношения с Перевозчиками.

По просьбе Бухгалтерии также были вставлены пункты об ответственности контрагента за возврат первичных документов и действия Поставщика, если таковые не будут возращены.

То есть практически каждый пункт “Договора Поставки” решал какие-то внутренние, каждодневные задачи “одним махом”, причем как давал конкретные алгоритмы для сотрудников Компании, так и предвосхищал все возможные требования, претензии или вопросы контрагентов.
Главное, что теперь не было огромного количества Договоров с вписанными исправлениями, а был единый формат “Договора Поставки” для всех категорий клиентов. Именно Ценовая политика, и Категории со Статусами в Приложении № 2 сразу давали ясность “кто есть кто”: розница, сеть магазинов, оптовик, интернет-магазин и так далее.

 

Оформление “Договора Поставки”

 

И еще один момент, которым мне удалось “заразить” руководителя. Я сама очень люблю все коммерческие документы оформлять красиво, креативно и так, чтобы любой потенциальный контрагент беря их в руки, уже был настроен их не выпускать из своих рук. С такими документами и самим приятно работать и “похвастаться есть чем”.

Когда-то я была на конференции, где выступал Российский маркетолог Игорь Манн, то его выступление как раз было направленно именно на оформление коммерческих документов не стандартным образом. Он утверждал, что это внутренний маркетинг, и что это дает и контрагенту большее желание работать с документами.

В частности он рассказывал о “Договоре” и показывал на примерах, обычный договор — длинный текст на большом количестве листов, мелким шрифтом, на простой бумаге, который очень трудно заставить себя прочитать. Тут он говорил, что все кто имеет такие договора — не уважают своих клиентов. И затем он показал тот договор, который он сделал для своих Заказчиков.

Это был очень компактный документ, и такой компактности Манн добился расположением текста в две колонки. По его словам, такой документ чисто психологически уже легче себя уговорить прочитать, потому что даже визуально он невелик, но к тому же еще приятен, так как очень красиво оформлен.

Я применила этот метод в работе над “Договором Поставки” моего Заказчика. На самом деле получилось гораздо меньше листов, читать документ было легко и тот факт, что я поработала над ним вместе с дизайнером Заказчика, делал Договор весьма привлекательным.

 

Необычная «упаковка» документов

 

Сверху бумажной версии Договора, я еще добавила “коротенькие папочки” в корпоративных цветах, на которых указывалось название компании-контрагента, чтобы можно было быстро понять чей именно это договор. Дизайнер “отрисовал” имитацию “дырочек от дырокола”, что позволяла потом быстро попадать дыроколом в нужные места и сзади завязывать договор и “папочку” красивой ленточкой, которой пользуются нотариусы в цвете дизайна всего документа. Получилось очень стильно.

“Коротенькие папочки” — это 1/3 вертикального листа “А-4”, которая только символически зарывала треть договор с левой стороны, но при этом придавала ему жесткость и красивый законченный дизайн.

Руководитель, вдохновленный идеей, заказал в типографии определенный тираж и всем строго-настрого приказал отныне все договора “упаковывать” в эти “Папочки”.

В том же корпоративном стиле я с дизайнером оформила позже и “Ценовую Политику компании” и даже внутренние Регламенты для повседневной работы персонала. И надо сказать, что сам персонал очень бережно относился к этим внутренним документам, с удовольствием сделав их реально “рабочими”, полезными, имеющими особое место на их рабочем столе.

 

Гордость сотрудников

 

Первое время сотрудники с гордостью слушали рассказы курьера, когда он возвращался от очередного нового контрагента и сообщал, что “Договор” брали в руки “как хрустальную вазу”.

“А один важный дядечка — ген. директор”, — рассказывал молодой парнишка курьер — “даже грозно посмотрел на своего “зама” и сказал: “Почему у нас такого нет?”. Потом он вручил кучу других бумаг “заму”, а сам удалился читать необычный договор”.

Это все радовало сотрудников, что на мой взгляд тоже очень важно. Теперь они брали на встречу с контрагентами не только образцы товаров, презентации, но образцы коммерческих документов, оформленных таким образом, что тоже давало эффект первого впечатления.

Но это еще не все. Меня интересовал вопрос, как сделать так, чтобы на самом деле ни один сотрудник, не взирая на запрет что-либо “править” в проверенном и “вычищенном” договоре, чисто технически не мог ничего в него добавить.

Я поставила такую задачу перед Дизайнером компании: сделайте мне так, чтобы весь текст нельзя было никак изменить, а активными оставались только “окошки” для заполнения информацией от менеджеров.

Дизайнер конечно поворчал на тему того, что этого не должен знать дизайнер, но все же создал мне тот “шедевр”, какой я и хотела.

 

Только готовые договора в работу

 

Теперь можно было спокойно отдавать готовые договора в работу. И если контрагент безоговорочно принимал условия Договора (а если не безоговорочно то была инструкция как поступать), менеджеры быстро заполняли основную информацию в нужных “окошках” и отправляли на подпись к ген. директору. Быстро, четко, красиво, никто не стоит в очередях к руководителю с просьбой что-то там добавить или изменить, дать какую-то скидку и так далее.

Все единожды описано, разложено по Документам, и есть полный пакет готовых инструментов для спокойной и эффективной работы менеджеров.

Итак! Надеюсь, что кого-то я вдохновила на то, чтобы обратить внимание на свои внутренние документы и связанные с ними процедуры, начать менять что-либо внутри компании, например с обычного “Договора Поставки”. Главное начать “разматывать клубок”, а дальше все получится.

 

Готовые документы Процесса “Создание точечных изменений через работу с “Договором Поставки”

 

  • Форма “Тайминг”
  • Форма “Журнал Событий”
  • Договор Поставки
  • Приложение №1: “Соглашение о Маркетинговых условиях”
  • Приложение № 2: “О присвоении контрагенту Статуса и Ценовой Категории”
  • Приложение № 3: “Порядок оформления Заказа и Форма Заказа”
  • Описание концепции “Присвоение Статуса клиенту и Ценовой категории клиента”
  • Описание концепция “Безрисковая сделка” и алгоритм ее запуска 
  • Описание концепции “Алгоритм развития клиента”
  • Описание концепции “Старт-заказы”

 

Если вы хотите купить готовые документы этого процесса, то свяжитесь со мной через общую форму >>>
*В поле “Ваше сообщение» укажите намерение: “Купить документы Процесса “Договор Поставки”

 

 

 

 

 

 

AdSense

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *